Comment rassembler les demandes de congé : Meilleures pratiques + modèles gratuits

Des millions de personnes travaillent pour de nombreuses entreprises dans le monde, qu'elles soient grandes ou de taille moyenne. Les employés peuvent demander un congé ou un temps libre pour de nombreuses raisons. Il est courant de devenir stressé et de voir une baisse de productivité après avoir travaillé sans interruption pendant un certain temps. C'est pourquoi les entreprises accordent généralement un congé payé à leurs employés une fois par an.

En fin de compte, ce congé permet de maintenir des niveaux de productivité élevés et d'éviter l'épuisement professionnel pour les travailleurs et les entreprises. Dans cet article, vous apprendrez ce qu'est une demande de congé, pourquoi l'utiliser et comment créer et rassembler des demandes de congé gratuitement. De plus, vous obtiendrez 7 points à inclure dans un formulaire de demande de congé et des conseils d'experts pour une meilleure expérience.

Premièrement : qu'est-ce qu'un formulaire de demande de congé ?

Un formulaire de demande de congé est une demande formelle adressée à votre employeur, votre superviseur ou votre service des ressources humaines pour obtenir l'autorisation de prendre du temps libre.

Un formulaire de demande de congé pour les employés est une demande écrite qui vous permet de demander l'approbation pour un temps libre planifié. Les employés peuvent facilement écrire une demande de congé en utilisant un formulaire de demande de congé.

Il existe différents types de demandes de congé, tels que des événements familiaux, un congé médical, des formulaires de congé pour vacances et les demandes de congé annuel les plus fréquentes. Savoir quel employé sera absent à quelle date et pour combien de temps vous permet d'organiser le planning de travail pour assurer la continuité du travail et éviter les perturbations.

Pourquoi utiliser un formulaire de demande de congé en ligne

En utilisant une demande de congé, vous pouvez comprendre quelles sont les raisons des demandes de congé des employés. Lorsque vous avez besoin de prendre du temps libre, vous remplissez un formulaire de demande de congé pour demander l'approbation. C'est un moyen facile pour les employés de demander une pause. Voici une liste des avantages et des bénéfices de l'utilisation d'un formulaire de demande de congé :

Avantages de l'utilisation de formulaires de demande de congé

🗓️Mise en place du calendrier de travail : Il est facile de mettre en place un calendrier de travail lorsque qu'un membre de l'équipe demande un congé. En sachant quelles dates et pour combien de temps vos employés seront absents, vous pouvez tout organiser pour assurer la continuité et éviter les perturbations.

🤔🚫Prévenir la confusion : Lorsque vous remettez votre formulaire de demande de congé en papier, cela peut causer de la confusion si le document est perdu. De plus, les notifications verbales pour obtenir la permission peuvent causer de la confusion si le superviseur ou le propriétaire les oublie. Pour éviter cela, vous pouvez utiliser un formulaire de demande de congé en ligne.

⚡Simplifier le processus : L'utilisation du formulaire de demande de congé facilite la simplification du processus. En l'absence d'un de vos employés, vous pouvez le remplacer par un autre et gérer le travail efficacement.

🔐Aider à conserver les données : Les employeurs peuvent surveiller la présence des employés et voir combien de congés il leur reste. Cela peut être utile pour organiser un calendrier et s'assurer que vous avez suffisamment de personnes pendant les périodes chargées.

Comment puis-je créer et rassembler des demandes de congé gratuitement ?

Si vous souhaitez être plus professionnel lorsque les employés demandent la permission, vous pouvez leur demander de remplir une demande en ligne et rassembler toutes les informations nécessaires via le formulaire. Il est facile de demander des documents justificatifs qui vous permettront d'examiner la raison du congé et de décider de l'approuver ou de le refuser.

Il n'y a qu'un seul moyen de créer un formulaire de demande de congé en ligne avec forms.app. Le créateur de formulaires en ligne vous permet de créer facilement des exemples de formulaires de demande de congé.

1- Connectez-vous ou créez un nouveau compte

Connectez-vous à votre compte

Vous pouvez facilement vous inscrire à forms.app ou si vous avez un compte, vous pouvez vous connecter immédiatement. Nous savons que votre temps est précieux, vous pouvez également vous connecter via des comptes Google, Facebook et Apple.

2- Sélectionnez un modèle gratuit

Vous pouvez commencer à partir de zéro si vous souhaitez décider de chaque élément dès le départ. Si vous préférez gagner du temps, vous pouvez choisir parmi notre modèle convivial modèle de formulaire de demande de congé pour mettre rapidement en place votre formulaire. De cette façon, vous pouvez personnaliser les détails qui vous importent le plus. Vous pouvez également profiter de l'utilisation rapide de l'IA. Vous pouvez simplement créer un formulaire de demande de congé en utilisant le générateur de formulaire AI de forms.app. 

Choisissez un modèle

Vous pouvez également consulter le modèle de formulaire de congé non payé et le modifier en fonction de vos besoins.

3- Ajoutez vos propres questions

Ajouter des questions à votre formulaire de demande de congé

Les questions de cette section sont la partie la plus précieuse. Vous pouvez utiliser celles que vous avez créées en fonction des besoins de votre entreprise, ou vous pouvez consulter celles que nous avons fournies dans les modèles pré-conçus pour obtenir des idées.

4- Modifiez l'apparence de votre formulaire

Personnaliser le design du formulaire

Chaque entreprise a une palette de couleurs et une typographie distinctes. Vous pouvez personnaliser l'apparence de vos champs de formulaire pour refléter les exigences de votre marque. Vous pouvez également ajouter un logo et changer l'arrière-plan et le thème. En sélectionnant la section personnaliser, vous pouvez modifier le thème à votre guise en ajustant le style de police, la couleur du texte et la luminosité.

5- Connectez-vous aux bases de données

L'onglet Connecter vous permet de connecter votre formulaire à une base de données. Pour l'analyse et le reporting, vous pouvez vous connecter avec Google Sheets, Microsoft Excel, ActiveCampaign, etc. Vous pouvez trouver différents champs de base de données qui correspondent à vos préférences.

Vérifiez les intégrations pour vous connecter

💡Si vous voulez en savoir plus sur le suivi de vos formulaires, consultez notre article pour en savoir plus.

6- Partager le formulaire

À la dernière étape, vous pouvez choisir de l'intégrer sur votre site web ou de le partager sur toutes les plateformes numériques. Vous pouvez également définir des choix de confidentialité tels que public, limité et privé dans les paramètres.

Vérifiez les options de partage

De plus, vous pouvez choisir la façon dont le formulaire apparaît sur votre site web lorsque vous partagez le lien du formulaire. Vous pouvez également envoyer votre formulaire par e-mail ou créer un code QR pour le rendre plus technologique.

Vous pouvez également commencer à collecter des formulaires de demande de congé.

7 points à demander dans un formulaire de demande de congé

Vous pouvez transformer des processus complexes en processus simples et conviviaux en utilisant des formulaires en ligne.

Vous pouvez obtenir des demandes spécifiques telles que des autorisations de la part de vos employés et rassembler toutes les demandes en une seule fois. Avant de créer un formulaire de demande de congé en ligne, vous devez savoir quoi demander sur votre formulaire en ligne. Voici les 7 points à demander sur votre formulaire de demande de congé en ligne:

Choses à demander dans un formulaire de demande de congé

🗓️Date de la demande: Il est important de connaître la date de la demande. Ainsi, vous pouvez comparer la date de congé et la date de demande pour comprendre le processus.

📞Coordonnées de contact: Tout d'abord, vous devez obtenir les coordonnées telles que le nom complet, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone. Pour informer vos employés si la demande est approuvée ou si vous devez les contacter en cas d'urgence concernant le travail.

💼Poste dans l'entreprise: Pour savoir quel service aura besoin d'aide, vous devez connaître la personne qui a demandé la permission, quel service et ce qu'elle fait.

❓Raison de la permission: La permission peut être demandée pour diverses raisons. Vous devez connaître la raison pour examiner le processus de permission et décider de l'approuver ou non.

🕒Dates de congé: En tant que superviseur ou propriétaire, vous devez connaître le nombre de jours où vos employés seront absents du lieu de travail. Connaître les dates de début et de fin du congé vous donne une idée de comment gérer le processus entre les jours où ils ne seront pas au travail.

📄Documents à l'appui: Demandez des documents à l'appui pour comprendre si la permission est urgente. Il peut s'agir d'un problème médical, d'un événement familial, de vacances, etc. Demander des documents à l'appui vous permet de décider facilement et évite toute confusion concernant les demandes.

📬Ajouter une boîte de message supplémentaire: Vous devez laisser de l'espace à vos employés pour s'exprimer sur les raisons de la permission. Pour mieux comprendre l'état d'esprit des employés, il est nécessaire d'ajouter une boîte de message.

4 Astuces d'experts pour une meilleure expérience

Un formulaire de demande de congé facilite le processus de permission pour les employeurs et les employés. Cela réduit la confusion du processus de permission à l'ancienne et vous offre une approche plus professionnelle. Pour rendre le processus simple et facile à utiliser, voici quelques points à garder à l'esprit lors de la création d'un formulaire de demande de congé convivial pour l'utilisateur.

💡Si vous voulez en savoir plus sur la création d'un formulaire de demande en ligne, consultez notre article pour en savoir plus.

Vous devez suivre quelques étapes de base pour en créer un, mais si vous voulez en faire un professionnel, voici les astuces à suivre :

Conseils professionnels pour les formulaires de demande de congé

✨Gardez-le simple et court : Les formulaires de demande de congé longs et compliqués entraînent de la confusion pour l'employeur et l'employé. Simplifiez-le pour rendre le processus d'examen plus facile.

❓Posez des questions claires : Si vous voulez obtenir des réponses claires de vos employés, n'posez pas de questions compliquées et longues. Soyez direct et obtenez ce dont vous avez besoin.

⚖️Précisez la politique de congé de l'entreprise : Si la politique de congé de l'entreprise est incluse dans le formulaire dès le départ, les employés qui en sont inconscients peuvent modifier la durée de leurs demandes de congé.

✍🏻Demandez une signature : Vous devriez demander la signature de l'employé qui a rempli son formulaire de congé. Cela rend le document plus professionnel et formel.

Mots finaux

Lorsque votre entreprise se développe, il est difficile de gérer les demandes de congé des employés en utilisant des méthodes dépassées. Les formulaires en ligne offrent de nombreux avantages pour les employeurs et les employés. En comprenant correctement la raison du congé de vos employés, vous pouvez examiner le processus de manière plus fiable. Cela peut également aider à prendre de meilleures décisions pour améliorer le système de gestion des congés dans votre lieu de travail.

Jusqu'à présent, dans notre article, vous avez appris ce qu'est un formulaire de demande de congé, pourquoi l'utiliser et 7 points à demander dans un formulaire de demande de congé. Vous avez également appris comment créer un formulaire de demande de congé en ligne en utilisant un outil en ligne comme forms.app et des conseils judicieux pour créer des formulaires meilleurs et plus efficaces.