İnsan kaynaklarında Google Forms kullanımı: Çalışan anketleri, geri bildirim ve daha fazlası

İnsan kaynaklarının önemi göz ardı edilemez çünkü şirketteki en önemli departmanlardan biridir. İşe alındıklarında çalışanların gördüğü ilk departman onlardır. Bu yüzden, formlar gibi sahip oldukları araçları en iyi şekilde kullanmaları önemlidir.

Bu makalede, insan kaynakları departmanı tarafından kullanılan İK form türleri, Google Forms'un kullanım durumları, İK için bir Google formunun nasıl oluşturulacağı ve kullanabileceğiniz Google Forms şablonlarına bakacağız. Ayrıca, İK formları oluşturmak için daha iyi bir seçenek olan forms.app’ten bahsedecek ve 6 profesyonel ipucu vereceğiz.

İK form türleri

İnsan kaynakları departmanı şirketin birçok yönünden sorumlu olduğu için birçok farklı kategoride formlara ihtiyaç duyar. Bu nedenle, bu formların hangi kategorilere ait olduğunu, zamanı geldiğinde hangi araçların kullanılacağını bilmek zamandan tasarruf etmeyi sağlar.

İK departmanının kullanabileceği form türleri

1. Çalışan formları

Çalışan formları kategorisi, şirket içinde en sık kullanılan kategoridir. Çalışanların şirkette mutlu olmalarını ve aynı zamanda %100 verimlilikle çalışmalarını sağlamak için yüksek düzeyde dolaşım ve detaylı analiz becerilerine ihtiyaç vardır. Çalışan performansına odaklanan bazı formlar şunlardır:

2. Müşteri formları

Müşteri formları, şirketin dış dünyaya ve müşterilere karşı temsilini anlamak için dünyayla paylaşılır. Bir şirketin başarısını değerlendirmenin en iyi yollarından biridir, değerli bilgiler içerir ve bir şirketin gelecek planlarını belirleyebilir. Müşteri formlarının bazı örnekleri şunlardır:

3. Performans formları

Performans formları, İK'nın kullandığı form türleri söz konusu olduğunda tartışmasız en geniş alanı kapsar. Bu performans formları işverenler, çalışanlar ve müşteriler tarafından doldurulabilir. Temel olarak belirli bir grubun performans oranları ve verimliliği hakkında veri toplamaya odaklanır. Bu form türlerine örnek olarak şunlar verilebilir:

4. Gelişim formları

Gelişim formları, genellikle üst düzey yöneticilerle yapılan büyük toplantılardan sonra ve çoğunlukla yöneticiler ve yatırımcılar tarafından kullanılır. Sık kullanılmasa da bu formlar araştırma ve geliştirme için büyük kaynaklar harcayan işletmeler için büyük değer taşır. Bu formların örnekleri şunlardır:

5. Şikayet formları

İnsan kaynakları departmanlarının kabusu olan şikayet formları muhtemelen en değerli türde yasal formdur. Şikayet formları son derece hassas durumlarda kullanıldığı için çok dikkatli bir şekilde hazırlanır ve önemli sorular içerir. Bazı örnekler şunlardır:

Google Forms'un İK tarafından kullanım durumları

İnsan kaynakları departmanının, sosyal medya ve e-posta adreslerinden fiziksel etkileşimlere ve hatta bazen psikolojik değerlendirmelere kadar kullanabileceği pek çok araç vardır. İşte Google Forms'un İK tarafından kullanım örneklerinden birkaçı:

💼İş başvuru formu: Dünyadaki her şirket klasik bir iş başvuru formu kullanır. Şirkete göre küçük değişiklikler söz konusu olabilir ancak herkes formu tanıyabilir.

👤Üye memnuniyet anketi: Genellikle kulüpler tarafından kullanılan bir üye memnuniyet anketi, küçük değişikliklerle müşteri memnuniyet anketi olarak da kullanılabilir.

📑CV başvuru formu: Bir CV başvuru formu, bir iş başvuru formundan biraz farklıdır. Çünkü CV'nizi yüklemeniz istenir. Ayrıca, bir CV başvuru formunun çoğunlukla kısa cevaplı soruları vardır.

🩺Tıbbi onay formu: Bu form genellikle araştırma merkezleri ve hastaneler tarafından kullanılır ve İK departmanının yasal onayınızı almasını sağlar.

👥Akran değerlendirme formu: Bir akran değerlendirme formu, bir iş yerinden bir okula kadar herhangi bir ortama uygulanabilen bir geri bildirim formudur. Katılımcıların birbirlerini değerlendirmesine izin verir.

📅İzin talep formu: Bu form, adından da anlaşılacağı gibi çalışanların yasal bir ortamda İK'dan izin talep etmelerine izin verir.

🏝Çıkış talep formu: İzin talep formu, çalışanın işten ayrılma talebini yasal olarak belirtmesi olarak düşünülebilir.

👩🏻‍💻Çalışan katılım anketi: Bir çalışan katılım anketi, şirketinizdeki çalışanların mutluluğunu, performansını ve memnuniyetini değerlendirmek için kullanılır. İK için çalışan anketleri başarılı şirketler tarafından sıkça kullanılır ve oldukça önemlidir.

💬Toplantı geri bildirim anketi: Bu anket, büyük şirketlerin müşteri veya çalışanlarıyla yaptığı önemli toplantılardan sonra ve genellikle birçok katılımcının toplantıya katıldığı ortamlarda kullanılır.

🗃️İnsan kaynakları şikayet formu: İnsan kaynakları şikayet formu, tüm insan kaynakları departmanlarının yasal olarak envanterlerinde bulundurmaları gereken bir formdur. Önemli iş yeri şikayetleri için kullanılır.

Google Forms'u İK formları oluşturmak için nasıl kullanabilirsiniz?

Dünyanın dört bir yanındaki İK departmanlarının kullandığı birkaç form örneğini inceledik. Bu formların hepsinin büyük değer taşıdığını ve bir anket veya form oluşturmak için Google Forms'un nasıl kullanılacağını bilmenin önemli olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz.

1. Sıfırdan başlayın veya bir şablon kullanın

Bir başlangıç yöntemi seçin

Google formu oluşturmak için başlıksız bir form ile sıfırdan başlamayı veya bir şablon kullanmayı seçebilirsiniz. Google Forms'da, insan kaynakları departmanı için kullanılabilecek birkaç form şablonu bulunmaktadır ve bunların birçoğu sadece küçük özelleştirmeler gerektirir.

2. Sorularınızı ve cevaplarınızı ekleyin

Sorularınızı ekleyin

Özel başlangıç noktanızı seçtikten sonra, kendi sorularınızı ve cevaplarınızı ekleyebilir veya mevcut olanları özelleştirebilirsiniz. Yeni bir soru eklemek için formun sağ tarafında yer alan daire içindeki artı işaretine tıklayın. Bir soruyu özelleştirmek için seçtiğiniz soruya tıklayın ve özelleştirmelerinizi yapın.

3. Formunuzu özelleştirin

Sorularınızı ekledikten sonra görsel özelleştirme işlemine başlayabilirsiniz. Bunun için sayfanın sağ üst köşesindeki palet simgesini kullanın. "Tema" menüsü yazı tiplerini, yazı tipi boyutlarını, başlık resimlerini ve renkleri özelleştirmenizi sağlar.

Sorularınızı ekleyin

Ayrıca soruya tıklayıp sorunun sağ tarafındaki resim veya video simgesini seçerek soruya resim veya video gibi görseller de ekleyebilirsiniz.

4. Formunuzun ayarlarını değiştirin

Ayarları tamamlayın

Eğer profesyonel bir ortamda insan kaynakları formları hazırlıyorsanız veya büyük bir şirkette çalışıyorsanız, gönder tuşuna basmadan önce formunuzun ayarlarını gözden geçirmenizi öneririz. "Ayarlar" sayfası, yanıtlarınızı nasıl toplayacağınızı ve koruyacağınızı, formunuzu nasıl sunacağınızı ve formunuzun ve sorularınızın varsayılan ayarlarını nasıl değiştireceğinizi belirlemenize olanak sağlar.

5. Formunuzun yanıtlarını bağlayın ve paylaşın

Formunuzu paylaşın

Form oluşturmayı bitirdiğinizde yapabileceğiniz en iyi şeylerden biri, formunuzun yanıtlarını bağlamaktır. Google Forms yanıtları insan kaynakları ortamında oldukça önemli olduğundan, onları güvenli bir veri tabanına bağlamak oldukça önemlidir. Yanıtlarınızı bağlamak için "Yanıtlar" sayfasına gidin ve "Sayfalara Bağla"yı tıklayın.

İnsan kaynakları alanında kullanabileceğiniz Google Forms şablonları

Google Forms'un sunduğu şablonların sayısı sınırlıdır. Ancak zaman sıkıntınız varsa ve Google Forms'da bir form veya anket oluşturmanız gerekiyorsa, bu sınırlı sayıdaki şablonlar harikalar yaratabilir. Tek ihtiyacınız biraz özelleştirme becerisi.

1. İletişim bilgisi formu

Google Forms iletişim bilgisi formu

En basit formlardan biri olan iletişim bilgisi formu şablonu, neredeyse hiç özelleştirme gerektirmez. Bu formu potansiyel müşterilerin veya çalışanların iletişim bilgilerini toplamak için kullanabilirsiniz. Ayrıca, formda katılımcının eklemek isteyebileceği ek detaylar için kısa cevap paragrafı da bulunmaktadır.

2. Etkinlik geri bildirim formu

Google Forms etkinlik geri bildirim formu

Etkinlik geri bildirim formu çok yönlü bir seçenektir çünkü toplantı geri bildirim anketine dönüştürülebilir veya şirketin planlamak istediği etkinliklerde kullanılabilir. Birkaç kısa cevap sorusu ve çoktan seçmeli soru içerir ve isteğinize göre özelleştirilebilir.

3. İzin talep formu

Google Forms izin talep formu

Bu şablon muhtemelen en az özelleştirme gerektiren şablondur. Yapmanız gereken tek şey ayrıntıları değiştirmektir. Ardından formu hemen kullanmaya başlayabilirsiniz. Ayrıntılı bir izin talep formu için gerekli olan her soru şablonun içine dahil edilmiştir.

4. İş talep formu

Google Forms iş talep formu

İş talep formu, müşteriler tarafından doldurulması amaçlanan bir şablondur. Bu nedenle, İK bu şablonu müşterilerden belirli bir işle ilgili siparişleri almak için kullanabilir. Genellikle müşterilerle birebir çalışan şirketlere yöneliktir ancak diğer ortamlar için de özelleştirilebilir.

5. Kurs değerlendirme formu

Google Forms kurs değerlendirme formu

Bir iş ortamına yönelik olmasa da kurs değerlendirme formu bir çalışan değerlendirme formuna veya hatta bir akran değerlendirme formuna dönüştürülmek üzere özelleştirilebilir. En çok özelleştirme gerektiren şablondur ancak gerekli olan sorular zaten dahil edilmiştir.

6. Müşteri geri bildirim formu

Google Forms müşteri geri bildirim formu

Google Forms'da kullanabileceğiniz son şablon neredeyse hiç özelleştirme gerektirmez ve en çok yönlü olandır. Normal bir müşteri geri bildirim formu olarak kullanılabileceği gibi bir İK şikayet formuna veya bir çalışan bağlılığı anketine dönüştürülebilir.

İnsan kaynakları anketlerinde sorulması gereken 10 soru

İnsan kaynakları formları sıkça kullanılan önemli araçlar olduğu için bu formların dikkatli bir şekilde oluşturulması, form ve veri analizi sürecinin başarısı için önemlidir. Bu nedenle, İK formlarınızda yer alması gereken 10 sorudan bahsedeceğiz:

İK için daha iyi bir seçeneğiniz var: forms.app

İK için kaliteli formlar oluşturmanın ne kadar önemli olduğunu bildiğinize göre gelişmiş özelliklere sahip formlar oluşturmak için en iyi yerin forms.app olduğunu da bilmelisiniz. forms.app ihtiyacınız olan her şeyi ve daha fazlasını sunar ve birkaç basit adımla İK ekibiniz için en iyi formu oluşturabilirsiniz.

1. Bir şablon seçin, sıfırdan başlayın veya forms.app AI kullanın

Başlangıç yöntemi seçin

forms.app ile başlamak için insan kaynakları form şablonlarımızdan birini seçebilir, boş bir form ile sıfırdan başlayabilir veya forms.app AI kullanabilirsiniz. Bu araç, sadece bir komut ile kişiselleştirilmiş bir form oluşturmanıza olanak sağlayan gelişmiş bir yapay zekadır.

2. Soruları düzenleyin veya kendi sorularınızı ekleyin

Soruları düzenleyin

Formunuza başlamak için hangi yöntemi seçtiğinize karar verdikten sonra, kendi sorularınızı eklemeye veya mevcut olanları düzenlemeye başlayabilirsiniz. Sadece düzenlemek istediğiniz soruya tıklayın ve sorunun başlığından, cevaplarına ve açıklamasına kadar istediğiniz her şeyi değiştirin.

💡Ayrıca, sorularınızı daha iyi bir şekilde sormak için forms.app AI ile yeniden yazmayı kullanabilirsiniz. Bu özelliğe erişmek için herhangi bir soru başlığının yanındaki mor simgeye tıklayın.

3. Özel alanları kullanın

Özel alanları kullanın

Katılımcılar için daha kişiselleştirilmiş bir deneyim oluşturmak isterseniz, insan kaynakları ortamında faydalı olabilecek özel alanları kullanabilirsiniz. Onay formları için imza alanı, izin talebi formları için zaman ve tarih alanı veya CV başvuru formları için dosya yükleme bölümü gibi.

4. Form tasarımını özelleştirin

Alanlar ve sorularla işiniz bittikten sonra, forms.app'in sunduğu görsel özelleştirme ayarlarıyla eğlenmeye başlayabilirsiniz. Görselleri özelleştirmek için “Oluştur” bölümündeki “Tasarım” sekmesine gidin ve formun temasında herhangi bir görsel değişiklik yapın. Ayrıca “Tasarım” sekmesinin altındaki “Özelleştir” bölümünden, yazı rengi, kenar yarıçapı ve diğer ayarlar gibi daha fazla değişiklik yapabilirsiniz.

Formunuzu özelleştirin

forms.app'in sunduğu özel bir özellik olan logo alanını kullanabilirsiniz. Bu, şirketinizin veya işletmenizin logosunu formunuza eklemek için ayrılmış bir alandır. Bu, özellikle daha ciddi formlar veya anketler için formunuzun daha profesyonel görünmesini sağlayacaktır.

💡 Tasarım sekmesi ayrıca anketiniz için animasyonlu temalar seçmenize de olanak sağlar. Tasarım sekmesinin sonuna giderek bir animasyonlu tema seçebilirsiniz.

5. Ön izleme, bağlantı ve paylaşım

Formunuzu test edin

Genel oluşturma süreci bittiğinde, sol üst köşedeki göz simgesine tıklayarak herhangi bir hata olup olmadığına bakmak için formunuzu ön izleyebilirsiniz. Daha sonra, formunuzu "Bağlan" bölümü altında forms.app'in sunduğu kendi Google hesabınız, Google Docs, Google Sheets veya Microsoft Excel gibi istediğiniz herhangi bir veri tabanına bağlayabilirsiniz.

İnsan kaynakları departmanınızda daha iyi formlar oluşturmak için 6 profesyonel ipucu

İnsan kaynakları, şirket içinde memnuniyet ve mutluluğu sürdürme konusunda oldukça önemli bir görev üstlenir. Bu nedenle en iyi formları oluşturmak ve hem İK ekibine hem de şirkete yardımcı olabilecek bilgileri toplamak için birkaç profesyonel ipucunu aklınızda tutmak önemlidir.

İK formları için ipuçları

🎯Mümkün olduğunca temel verileri toplayın: Özellikle iş başvuruları veya izin talepleri için mümkün olduğunca temel bilgileri toplamak önemlidir. Böylece herhangi bir hata olasılığını ortadan kaldırabilirsiniz.

🎯İletişim bilgilerini ilk elden toplayın: Her tür formda, katılımcının iletişim bilgilerini toplamak önemlidir. Bu, acil durumlarda onlarla iletişime geçebilmenizi sağlar.

🎯Her ayarlamada iletişim bilgilerini verin: Ayrıca hoş bir nezaket göstergesi olarak işletmenizin iletişim bilgilerini sağlamak, katılımcının herhangi bir soru için sizinle iletişime geçmesine olanak tanır.

🎯Otomatik bir yanıt e-postası gönderin: Katılımcilere otomatik bir yanıt e-postası gönderebilirsiniz. Böylece katılımlarının kaydedildiğini bildirebilirsiniz. forms.app bu özelliği ücretsiz olarak bildirim ayarları altında sunar.

🎯Formun önemini belirtin: Katılımcılara formlarınızın önemini anlatmak için bir başlık ve açıklama kullanmanızı öneririz.

🎯Doğru soruları sorun: Yanlış anlaşılmalardan kaçınmak ve herhangi bir şikayet veya yasal sorun oluşmaması için doğru sorular sormak son derece önemlidir.

Önemli noktalar

Özetle, birçok insan fark etmese de İK ekibinin oldukça önemli bir işi vardır ve başarılı bir şirketin neredeyse her zaman iyi bir İK departmanı vardır. İyi bir İK departmanı, özellikle farklı ortamlar için farklı formlar olmak üzere sahip olduğu her aracı kullanır.

Bu makalede, İK form türleri ve kullanımları, İK ekiplerinin form oluşturmak için Google Forms kullanımı hakkında bir eğitim ve Google Forms'un sunduğu farklı şablonlar hakkında bilgi verdik. Ayrıca, forms.app ile formlar oluşturmak için daha iyi bir yol ve en iyi İK form deneyimi için birkaç ipucu de inceledik.

Bu adımlarla İK hizmetlerinizi bir üst seviyeye taşıma zamanı geldi!