Collecte de données d'inscription à un événement avec Google Forms (+ Conseils et plus)

La planification de grands événements est stressante pour tout le monde impliqué. Que vous soyez la personne responsable de l'organisation de l'événement ou que vous y assistiez, il y a toujours le stress de "paraître bien". Pour combattre cette responsabilité et ce stress, il existe des outils que vous pouvez utiliser, tels qu'un formulaire d'inscription à l'événement.

Dans cet article, vous apprendrez comment collecter les données des participants pour les inscriptions à un événement, et comment créer un formulaire d'inscription sur Google Forms, quand utiliser un formulaire d'inscription à un événement. Nous discuterons également d'une alternative meilleure et plus avancée pour créer des formulaires avec forms.app, ainsi que de plusieurs conseils d'experts pour un meilleur formulaire d'inscription à un événement et une meilleure expérience d'inscription.

Qu'est-ce qu'un formulaire d'inscription à un événement?

Un formulaire d'inscription à un événement est un outil en ligne permettant de collecter les coordonnées des participants, telles que les informations de contact, en échange du droit d'assister à un événement.

Le processus consiste principalement à fournir les informations nécessaires à l'organisation responsable, à recevoir des e-mails de confirmation concernant votre inscription, et à recevoir les outils nécessaires pour assister à l'événement.

Quand utiliser des formulaires d'inscription à un événement?

Les formulaires d'inscription à un événement sont nécessaires à des moments précis. Par exemple, vous devriez utiliser un formulaire d'inscription à un événement si vous organisez un grand événement et que vous souhaitez avoir des mises à jour en temps réel sur la liste des invités. Vous pouvez également utiliser des formulaires d'inscription à un événement si vous organisez un événement pour un client important et que vous souhaitez montrer votre professionnalisme.

D'autres utilisations des formulaires d'inscription à un événement sont les suivantes:

⏰Si vous êtes une entreprise qui propose des services par abonnement.

⏰Si vous travaillez avec une organisation gouvernementale et que vous prévoyez un grand événement.

⏰Un organisateur de compétitions sportives à la recherche d'une nouvelle compétition.

⏰Un planificateur d'événements artistiques à la recherche de nouveaux talents.

⏰Un club scolaire qui organise un nouvel événement.

Comment créer un formulaire d'inscription à un événement dans Google Forms

Lorsqu'il s'agit de créer un formulaire d'inscription en ligne simple mais convivial, le meilleur endroit pour aller est Google Forms. Google Forms offre un design simple avec une bonne accessibilité et un processus de création pouvant être réalisé en quelques étapes. Voici comment créer un formulaire d'inscription dans Google Forms.

1. Commencez à partir de zéro ou utilisez un modèle

Choisissez un modèle ou commencez à partir de zéro

Vous pouvez commencer à partir de zéro en ouvrant un formulaire vierge pour créer votre formulaire. Cependant, nous vous recommandons d'utiliser le modèle de formulaire d'inscription à un événement Google Forms, car il existe un modèle dédié spécialement pour les inscriptions à des événements.

2. Ajoutez vos questions et réponses

Après avoir décidé de l'étape que vous souhaitez prendre pour la base de votre formulaire, vous pouvez ensuite ajouter vos questions et réponses sur l'événement que vous planifiez. Si vous utilisez un modèle, il vous suffit de personnaliser les questions plutôt que de les ajouter toutes à partir de zéro.

Ajoutez vos questions à votre formulaire

Vous pouvez ajouter une nouvelle question en cliquant sur le signe plus dans un cercle sur le côté droit du formulaire. Nous vous recommandons d'utiliser différents types de questions pour collecter le plus d'informations possible. Pour ce faire, cliquez sur une question et cliquez sur "Choix multiple." Vous pouvez ensuite choisir n'importe quel type de question que vous souhaitez dans le menu.

3. Personnalisez votre formulaire d'inscription à l'événement

Bien que Google Forms offre une interface accessible pour créer des formulaires, les options de personnalisation sont limitées. Pour personnaliser le thème de votre formulaire Google et modifier les visuels, utilisez l'icône de la palette en haut à droite de la page. Le menu "Thème" vous permet de personnaliser les polices, les tailles de police, les images d'en-tête et les couleurs.

Personnalisez le thème

Vous pouvez également ajouter des visuels à une question, tels qu'une image ou une vidéo, en cliquant sur la question et en sélectionnant l'icône d'image ou l'icône de vidéo sur le côté droit de la question.

4. Modifiez les paramètres de votre formulaire

Personnalisez les paramètres

Nous vous recommandons de passer en revue la page "Paramètres" pour vérifier les paramètres de votre formulaire avant de le finaliser, en particulier pour les formulaires d'inscription à des événements. La page "Paramètres" vous permet de faire des changements spécifiques et importants pour les formulaires d'inscription à des événements, tels que la collecte et la protection de vos réponses, la présentation de votre formulaire et les paramètres par défaut de votre formulaire.

5. Liez les réponses de votre formulaire

Connectez votre formulaire Google à Google Sheets

Une fois que vous avez terminé le processus de création, la dernière chose à faire est de lier votre formulaire à Google Sheets. Vous pouvez le faire en allant sur la page "Réponses" et en cliquant sur "Lier à Sheets." Lier votre Google Sheets à votre formulaire est particulièrement important car vous pouvez stocker et analyser les données que vous avez collectées.

Essayez forms.app : Créer des formulaires bien construits en quelques secondes

Si vous souhaitez découvrir tout le potentiel de la création d'un formulaire d'inscription à un événement en ligne, nous vous recommandons de visiter forms.app. forms.app offre de meilleures options de personnalisation, des champs plus avancés et plus d'options de base de données pour connecter et analyser vos résultats.

1. Choisissez un modèle, commencez à partir de zéro ou utilisez l'IA de forms.app

Vous pouvez choisir de commencer à partir de zéro, choisir parmi l'un de nos nombreux modèles de formulaires d'inscription à des événements ou utiliser l'IA de forms.app pour commencer à créer votre formulaire. Les trois options vous donneront des avantages spécifiques tout au long de votre processus de création.

Choisissez une option de départ

💡L'IA de forms.app vous aide à créer un formulaire personnalisé avec une simple commande.

2. Modifiez les questions ou ajoutez les vôtres

Après avoir sélectionné le chemin que vous souhaitez prendre pour commencer votre processus de création avec forms.app, vous pouvez ensuite commencer à ajouter vos propres questions ou modifier celles déjà existantes. Cliquez simplement sur la question que vous souhaitez modifier et changez tout, du titre de la question aux réponses et à la description.

Ajoutez vos questions

💡Vous pouvez également utiliser reformuler avec l'IA de forms.app pour poser vos questions de manière plus claire. Cliquez sur l'icône violette à côté du titre de chaque question pour reformuler ou réécrire votre question en utilisant l'IA de forms.app.

3. Utilisez des champs dédiés

Ajoutez les champs essentiels à votre formulaire d'inscription à un événement

Si vous souhaitez améliorer votre formulaire d'inscription à un événement, nous vous recommandons d'utiliser des champs dédiés pour créer une expérience plus personnalisée pour vos participants. Ces champs dédiés, tels que les champs de date, heure ou signature, sont conçus pour vous aider dans des scénarios individuels.

4. Personnalisez le design du formulaire

forms.app offre également de nombreuses options de personnalisation en ce qui concerne les visuels de votre formulaire. Pour personnaliser les visuels, allez dans l'onglet "Design" dans la section "Build" et apportez toutes les modifications visuelles au thème du formulaire. Vous pouvez également apporter d'autres modifications, telles que les couleurs de police, les rayons de bordure et d'autres paramètres, dans la section "Personnaliser" sous l'onglet "Design".

Personnaliser le design de votre formulaire

💡L'onglet design vous permet également d'avoir des thèmes animés pour votre sondage. Allez à la fin de l'onglet design pour choisir un thème animé.

5. Aperçu, connexion et partage

Juste avant de terminer le processus de création, nous vous recommandons de cliquer sur l'icône en forme d'oeil en haut à droite de la page pour prévisualiser votre formulaire. La fonction de prévisualisation vous permet d'identifier toute erreur ou partie manquante dans votre formulaire.

Vous pouvez également connecter votre sondage à plusieurs bases de données différentes dans la section "Connect". La section connect permet d'associer les résultats de votre formulaire à plusieurs types de bases de données, telles que votre compte Google, Notion ou Microsoft Excel.

Vérifiez les intégrations

Une fois que vous avez terminé, vous pouvez vous rendre dans l'onglet "Partager" pour partager votre formulaire d'inscription à l'événement avec le monde entier. L'onglet "Partager" n'est pas seulement pour le partage ; il vous permet également de personnaliser l'URL de votre sondage ou de l'intégrer.

Intégrez et partagez votre formulaire

6. Analysez vos résultats

Analyser les résultats

Bien que vous ne pensiez peut-être pas que la page "Résultats" soit utile pour un formulaire d'inscription à un événement, nous pensons le contraire. La page "Résultats" vous permet d'analyser et de voir les statistiques et les analyses de votre formulaire en allant dans l'onglet "Statistiques" et en voyant le nombre de réponses, le pourcentage de soumissions, les vues, et bien plus encore. Cela vous permet d'obtenir autant de données que possible pour planifier vos prochains événements en conséquence.

Pourquoi avez-vous besoin d'un formulaire d'inscription à un événement?

Les formulaires d'inscription à un événement sont un excellent moyen de collecter et de stocker des données. De plus, ils sont également un excellent moyen d'éliminer toute confusion et d'augmenter le contrôle que vous avez sur l'organisation globale. D'autres raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un formulaire d'inscription à un événement incluent:

💡Cela réduit le stress en raison d'une capacité de planification accrue.

💡Permet une meilleure interaction avec les participants et vous permet de collecter rapidement les informations nécessaires à leur sujet.

💡Cela améliore la communication avec la direction supérieure et les participants pour leur rappeler les changements de dernière minute.

💡Vous pouvez utiliser les données que vous avez collectées pour cibler le marketing par e-mail et offrir une expérience plus personnalisée aux participants.

💡Vous pouvez améliorer la sécurité en confirmant les inscriptions par une procédure de sécurité.

6 conseils d'experts pour un meilleur formulaire d'inscription à un événement

Bien qu'il soit important de savoir comment créer un formulaire d'inscription à un événement. Que vous utilisiez Google Forms ou forms.app, aucun formulaire d'inscription à un événement n'est complet sans obtenir les bons détails. Il y a 6 détails très importants pour faire de votre formulaire d'inscription à un événement le meilleur qui soit.

🔑Collectez d'abord les informations importantes: Assurez-vous de donner la priorité aux informations cruciales, telles que la collecte d'adresses e-mail ou de coordonnées.

🔑Donnez les coordonnées de votre entreprise: Donner les coordonnées de votre entreprise aide à montrer votre professionnalisme et permet à vos participants de vous contacter en cas de problème.

🔑Analysez les données pour les futures organisations: Après l'événement, essayez d'analyser chaque donnée que vous avez collectée pour mieux vous préparer aux futurs événements.

🔑Envoyer un email de réponse automatisé: Envoyez un email de réponse automatisé aux participants pour les informer que vous avez enregistré leur présence. forms.app offre cette fonctionnalité gratuitement sous les paramètres de notification.

🔑Partagez votre formulaire sur les réseaux sociaux: Si vous organisez un événement où vous souhaitez voir autant de personnes que possible, essayez de partager votre formulaire sur vos comptes de réseaux sociaux.

🔑Passez autant de temps que possible sur la conception: Les visuels d'un formulaire d'inscription à un événement sont sans doute les parties les plus importantes. Par conséquent, essayez d'avoir le meilleur thème qui correspond au thème de l'événement.

Derniers mots

Un bon formulaire d'inscription à un événement devrait être aussi mémorable que l'événement lui-même. C'est pourquoi savoir comment en créer un est essentiel. Les formulaires d'inscription à un événement ont de nombreux avantages, tels que de meilleures options de gestion et une meilleure interaction avec les participants.

Dans cet article, nous avons discuté de ce qu'est un formulaire d'inscription à un événement, quand l'utiliser, et comment en créer un en utilisant Google Forms. Nous avons également examiné une meilleure option pour créer des formulaires avec forms.app, pourquoi vous avez besoin d'un formulaire d'inscription à un événement, et des conseils d'experts pour en créer le meilleur possible. Essayez de créer le meilleur formulaire d'inscription à un événement possible pour vos participants.