Cómo crear un formulario de invitación a eventos (+ Plantillas gratuitas, consejos y más)

Hoy en día, una opción más rentable y personalizable es el formulario de invitación a eventos en lugar de las tarjetas de invitación a eventos. Esta herramienta simplifica la gestión de eventos, ya sea para reuniones internacionales, invitaciones a eventos empresariales o reuniones informales con amigos. Con un formulario de invitación a eventos, puede recopilar fácilmente detalles esenciales como nombres, RSVP y información de contacto.

En este artículo, profundizaremos en la definición de un formulario de invitación a eventos, exploraremos las razones convincentes para su uso, delinearemos las preguntas esenciales que debe incluir, lo guiaremos en métodos efectivos de compartir y proporcionaremos conocimientos expertos para mejorar su estrategia de invitación a eventos.

¿Qué es un formulario de invitación a eventos?

El formulario de invitación a eventos es una herramienta para identificar posibles participantes y sus preferencias e incluye información personal, de contacto y detalles de RSVP.

La información solicitada puede incluir si asistirá una persona adicional, preferencia de comida y más detalles. Con este formulario, puede simplificar el proceso de RSVP y completar eficientemente incluso la invitación más sencilla al llevar a cabo su negocio de manera profesional.

¿Por qué usar un formulario de invitación a eventos?

Un formulario de invitación a eventos ayuda a recopilar respuestas de RSVP y proporciona información esencial para garantizar que su evento se desarrolle sin problemas. Entonces, ¿por qué debería usar un formulario de invitación a eventos? Aquí hay algunas razones para usar formularios de invitación a eventos:

🎯Eficiencia: Capture eficazmente RSVP y detalles del evento y recopile información de los asistentes.

🗃️Organización: Mantenga su información de asistentes en un solo lugar para que pueda acceder a todos los detalles de manera fácil y efectiva.

🎨Personalización: Ya sea una reunión internacional, una reunión con amigos o una boda, organiza tu formulario para satisfacer todas tus necesidades.

🌐Accesibilidad: Recopila información de tus participantes compartiendo fácilmente tu formulario por correo electrónico, SMS, mensaje de texto o redes sociales.

📥Recopilación de datos: Recopila información que te será útil durante el evento antes de que comience, y evita enfrentarte a una situación desprevenida.

10 preguntas para hacer en un formulario de invitación de evento

Las preguntas que utilices en tu formulario son vitales porque determinan la calidad del éxito general. Por esa razón, debes prestar atención al elegir las preguntas. Hemos recopilado 10 preguntas imprescindibles para tu formulario de invitación de evento. Para verlas o usarlas, puedes consultar las preguntas del formulario de invitación de evento que se muestran a continuación: 

1. ¿Cuál es tu nombre completo?

2. ¿Asistirás al evento? (Sí o No)

3. ¿Cuántos invitados traerás?

4. ¿Tienes alguna restricción alimentaria?

5. ¿Cuál es tu método de contacto preferido? (por teléfono, correo, mensaje de texto, etc.)

6. ¿Necesitas alguna escala especial?

7. ¿Te gustaría recibir actualizaciones sobre el evento? (Sí o No)

8. ¿Cómo te enteraste del evento?

9. ¿Hay algún tema específico que te gustaría que se trate en el evento?

10. ¿Tienes algún comentario o pregunta adicional?

Cómo compartir un formulario de invitación de evento (paso a paso)

Ahora que tienes una comprensión sólida de qué preguntas hacer, profundicemos en los pasos detallados involucrados en crear un formulario de invitación a eventos atractivo y efectivo en forms.app. Esta guía asegurará que tu invitación capture todos los detalles necesarios e impresione a tus asistentes.

1. Selecciona una plantilla o comienza desde cero

Elige una opción de inicio

En forms.app, puedes comenzar a crear un formulario desde cero para crear un formulario más único. Sin embargo, puedes usar las plantillas de invitación a eventos de forma gratuita si no tienes suficiente tiempo para preparar tu propio formulario. También puedes usar forms.app AI para crear tu formulario y comenzar a editarlo en segundos.

2. Agrega tus propias preguntas o edítalas

Como mencionamos antes, las preguntas son la parte más importante de tu formulario. En este paso, puedes usar las preguntas existentes en nuestra plantilla lista para usar o agregar tus propias preguntas según tus necesidades específicas. Si necesitas más ejemplos, puedes consultar las preguntas de ejemplo que se dan a continuación. 

Agrega tus preguntas de invitación a eventos

forms.app ofrece varios tipos de preguntas para usar en tu formulario. Desde selección única hasta selección de imágenes, puedes arrastrar y soltar muchos tipos de preguntas a tu formulario de invitación. Puedes consultar varios tipos de preguntas y usarlos para no aburrir a los encuestados.  

💡Consejo: No olvides recolectar los detalles de contacto esenciales para tu formulario de invitación.

3. Agrega detalles adicionales si es necesario

Desde la sección del lado izquierdo de tu pantalla, hay muchos contenidos adicionales que puedes agregar a tu formulario:

Agregar los campos esenciales

4. Guardar y compartir tu formulario

Compartir tu formulario

Puedes hacer clic en el botón de guardar y compartir cuando finalices tu formulario de invitación a eventos y agregues todos los detalles a los que deseas que tus asistentes respondan. Puedes seleccionar cómo deseas compartir tu formulario o incrustarlo en tu sitio web. 

5. Habilitar notificaciones por correo electrónico

Personalizar la configuración de notificación

En forms.app, puedes personalizar correos electrónicos de notificación para ti o para los encuestados de cada formulario al enviar invitaciones por correo electrónico. Además, puedes optar por recibir notificaciones push para cada envío.

5 Consejos expertos para formularios de invitación de eventos

Para hacer que tus formularios de invitación a eventos sean más efectivos, diseña un diseño atractivo, usa un lenguaje conciso, personaliza las preguntas y aplica lógica condicional. Agregar elementos interactivos y ofrecer múltiples opciones de respuesta también puede mejorar la participación y la eficiencia.

✨Mantenerlo simple y atractivo: No estás haciendo una entrevista con los asistentes. Por lo tanto, haz preguntas simples y necesarias y usa colores vibrantes para que las personas se sientan atraídas más fácilmente.

📲Hazlo compatible con dispositivos móviles: Como muchas personas usan sus teléfonos móviles para tareas diarias, tu formulario debe funcionar de manera eficiente en dispositivos móviles.

🧠Usar lógica condicional: Mostrar u ocultar algunas preguntas con respecto a las preguntas anteriores para que sean más personales y únicas. Todo esto se puede hacer en diseños personalizados en forms.app.

🔎Probar antes de enviar: Siempre prueba tu formulario para asegurarte de que todos los enlaces funcionen y las preguntas sean claras y concisas.

📅Establecer una fecha límite: Para evitar respuestas de último minuto, debes agregar una fecha límite tanto en tus formularios utilizando herramientas en forms.app o informar a los destinatarios de una fecha límite en el texto del correo electrónico.

Conclusión

En conclusión, utilizar formularios de invitación a eventos como tu principal herramienta de invitación es invaluable. forms.app te permite personalizar tus invitaciones para alinearse con las preferencias de tus asistentes. Ya sea para invitaciones a eventos corporativos, invitaciones a eventos de networking, reuniones de negocios o incluso eventos virtuales, este enfoque mejora el toque personal, permitiendo un diseño más eficiente y considerado de tus eventos.

En este artículo, has aprendido qué es un formulario de invitación a eventos, por qué y cómo usarlo, cómo hacerlo más específico para tu evento y como creador de invitaciones, cuáles son algunos consejos expertos para el éxito del evento. 

¡Comience hoy a crear su formulario de invitación perfecto para eventos en forms.app y lleve su planificación de eventos al siguiente nivel!