5 Secretos para crear una presentación efectiva sobre los resultados de la encuesta

La información es poder. Sin embargo, la información no digerida tiene el poder de descarrilar los objetivos que has establecido para tu negocio, proyecto creativo, marca u otra empresa. Recopilar datos a través de encuestas y sondeos es uno de los pasos más críticos para mejorar tu proyecto, pero eso es solo parte de la batalla.

Si has recopilado toda la información que necesitas y te preguntas: "¿Y ahora qué?", no te preocupes. Aquí están los consejos secretos para organizar y presentar tus respuestas de encuestas de manera efectiva. ¡Y no los estamos manteniendo en secreto!

Cómo crear una presentación de resultados de encuestas

Puede que tengas una idea de por qué deberías crear una presentación de resultados de encuestas, pero hagamos un breve recordatorio. Una presentación de datos bien presentada es un catalizador para:

Todo eso suena increíble. ¿Pero cómo lo haces? Para eso estamos aquí.

Secretos para crear una presentación de resultados de encuestas

Secreto 1: Comienza con un objetivo claro

¿Quieres aprender nuestro primer pequeño secreto? Ten un objetivo claro. ¡Realmente esto no debería ser un secreto en absoluto! Después de todo, creaste la encuesta porque necesitabas información sobre un tema específico. Volvamos a eso. ¿Qué estás tratando de lograr?

a. Definir el propósito de la presentación sobre los resultados de la encuesta

Si no sabes lo que estás tratando de decir durante la presentación, será difícil transmitir el mensaje correcto. Definir el propósito de tu presentación significa entender qué historia quieres contar o cuál es el objetivo final de este proceso.

Por ejemplo, es posible que estés considerando un cambio de imagen, pero primero debes sentir el pulso de tu identidad actual para tener un camino claro a seguir. En este caso, tienes una idea específica de lo que presentarás.

Establece los conceptos básicos y sigue adelante.

b. Alinear los datos con el objetivo

¿Qué sucede cuando te bombardean con información? Probablemente te sientas abrumado y te desconectes. Los datos irrelevantes solo confundirán y alejarán a tu audiencia. Para ser lo más efectivo posible, busca y selecciona los datos en los resultados de tu encuesta que respalden tu mensaje clave.

Por ejemplo, al encuestar a personas para tu proyecto de cambio de imagen, es posible que descubras que las mujeres tienen más probabilidades de responder a la encuesta que los hombres. Si bien esa es una información interesante, probablemente no esté en tema, por lo que puede ser mejor dejarla fuera.

c. Crear una diapositiva de título o resumen

Ahora que tienes los fundamentos, es hora de poner manos a la obra y crear tu presentación sobre los resultados de la encuesta. En términos más prácticos, enmarca el propósito de la encuesta en las primeras diapositivas. Esto te ayudará a determinar el objetivo y poner a todos en la misma página desde el principio.

Secreto 2: Usa imágenes estratégicamente para explicar las respuestas de la encuesta

Presta atención a la siguiente presentación y decide qué formato te involucra más fácilmente:

Hace unos años, Forbes publicó un artículo sobre el cambio en la narración y el consumo de medios. Compartieron que el 91% de las personas optaron por medios visuales e interactivos en lugar de contenido tradicional basado en texto.

Estadísticas realizadas por Forbes (2018)

Probablemente hayas mirado y procesado la imagen antes de leer el texto, ¿verdad? Esto demuestra el poder que tienen las imágenes al presentar datos. ¡Y por eso deberías aprovechar ese poder en tu presentación de resultados de encuestas!

a. Ilustrar datos complejos con imágenes

Probablemente hayas visto una infografía que representa los pasos en un ciclo del agua (condensación, precipitación, recolección y evaporación). El ciclo del agua está lleno de términos técnicos e información compleja. Sin embargo, una imagen de una nube, lluvia, un lago y vapor lo hace infinitamente más simple.

Un ejemplo de ilustración

Este es otro ejemplo de cómo el uso de infografías bien diseñadas, gráficos y tablas puede hacer que los datos que recopilaste sean mucho más memorables y accesibles.

b. Elija el tipo visual adecuado

No toda la información es igual. Por lo tanto, no toda la información se beneficiará del mismo tipo de ayuda visual. Aquí hay una pequeña hoja de trucos que puede guiarlo al decidir cuál se adapta mejor a la información presentada:

También puede decidir que la información que desea presentar no es adecuada para visuales, lo que nos lleva a nuestro próximo consejo.

c. Evite el desorden visual

Sobrestimular a su audiencia no es su amigo. ¡Todo lo contrario! Si bien las ayudas visuales pueden hacer que su presentación sea más atractiva y digerible, demasiadas pueden tener el efecto contrario.

Como consejo principal, concéntrese en una visual principal por diapositiva o segmento para mantener la atención de la audiencia en los puntos clave.

Secreto 3: Cuenta una historia con los datos de las respuestas de la encuesta

Había una vez, unos resultados de encuesta que necesitaban ser atractivos y entendidos. Descubrieron que contar una historia era una forma efectiva de transmitir su mensaje, y vivieron felices para siempre.

A la gente le encantan las historias. Mientras que los números y estadísticas abstractos tienen peso, no se comparan con lo que una buena historia puede hacer:

Crear una historia con los resultados de la encuesta tiene mucho sentido; solo tienes que:

a. Estructurar la presentación de los resultados de la encuesta como una historia

Entonces, estás de acuerdo con una presentación de narración de historias, pero ¿cómo la construyes?

Vuelve a todas las historias que has escuchado, leído y visto. Es probable que todas tuvieran una estructura definida compuesta por un principio, un desarrollo y un final.

Lógicamente, debes seguir una estructura similar para crear una historia con tus datos. Vamos a profundizar un poco más en cada sección, ¿de acuerdo?

b. Principio: Proporcionar contexto y propósito

Tu comienzo será la introducción de todo. Lo primero que debes hacer es proporcionar el contexto y el propósito de la encuesta y la presentación. Piensa en:

c. Medio: Destacar ideas sorprendentes o impactantes

El medio de tu historia es donde presentarás todas las sorprendentes vueltas y revueltas que llevarán la narrativa y cautivarán a tu audiencia. Para hacerlo correctamente:

Mientras recorres la parte más sustanciosa de tu historia, utiliza los recursos visuales para compartir los hallazgos más cargados de datos.

d. Fin: Narrar cómo los hallazgos afectarán tu proyecto

Finalmente, lleva tu historia a una agradable conclusión. Narra cómo los hallazgos afectarán tu proyecto o proceso de toma de decisiones. Para un final feliz, debes:

Una vez más, concéntrate en llevar a todos los actores clave y situaciones en tu historia a un cierre de manera que tu audiencia pueda entender mejor cuáles son tus metas futuras.

Secreto 4: Simplifica los hallazgos para mayor claridad

¿De qué sirve tener grandes ideas si no puedes hacer que tu equipo esté de acuerdo en cuáles son? La confusión puede tener consecuencias desastrosas:

No hace falta decir que la claridad debe ser una prioridad en tu presentación sobre los resultados de la encuesta. Evita la confusión como si fuera la peste y crea una presentación clara con los siguientes consejos.

a. Limita el texto y evita el lenguaje técnico

Probablemente el consejo más importante aquí es mantener las cosas cortas y simples. Sé lo más conciso posible; di todo lo que tengas que decir sin dar vueltas. Mantente en el camino con:

Esto también incluye limitar la cantidad de texto en tus diapositivas. Recuerda que una diapositiva llena de texto no tiene sentido: tu audiencia no lo leerá, y puede hacer que la presentación parezca abrumadora.

b. Usa el formato para enfatizar la información clave

Hay cierta información en la que quieres que tu audiencia se centre realmente, y el diseño adecuado puede ayudarte. Además de usar gráficos e infografías, puedes usar el formato de texto para llamar la atención. Por ejemplo, puedes usar:

Diseña la estética de tu presentación para alcanzar tus objetivos. Esto incluye saber que si intentas que todo destaque, nada lo hará. Para acentuar la información, debes ser muy selectivo sobre qué piezas serán el centro de atención.

c. Desglosa tus hallazgos

En lugar de compartir toda la información que recopilaste tal cual, desglosa los hallazgos principales para que sean muy fáciles de entender. Para organizar tus hallazgos en secciones digeribles, sepáralos en términos de:

La idea aquí es guiar a la audiencia a través del laberinto de información.

Y mientras estamos en ese tema, tenga en cuenta que trozos de datos más pequeños son más fáciles de asimilar, así que inclúyalos en su presentación sobre los resultados de la encuesta.

d. Una idea a la vez

Como hemos mencionado antes, use sus diapositivas sabiamente. Si está sobrecargando, llenando, saltando de un tema a otro, sobreexplicando y vaciando todo en sus diapositivas de presentación, está yendo en la dirección equivocada. Para corregirlo:

Secreto 5: Termine con recomendaciones accionables

Todos recuerdan un buen final (por ejemplo, el de la película Sexto Sentido). Si bien es posible que no esté buscando producir el giro más impactante en la historia del cine, esfuércese por crear una impresión duradera que inspire a su audiencia a actuar. Terminar con un impacto:

Así es cómo terminar fuerte.

a. Use las ideas de las respuestas de la encuesta para guiar los pasos futuros

Una vez más, debemos volver al propósito de su encuesta. En muchos casos, puede necesitar datos para mejorar su proyecto o tomar decisiones estratégicas. Y uno de los mejores movimientos para ayudar en ese proceso es vincular sus ideas con los pasos futuros. Pregúntese:

Si has respondido a estas preguntas, comparte tus respuestas con tu equipo para que puedan ponerse a trabajar.

b. Incluye una diapositiva de preguntas y respuestas

Discusiones, preguntas y comentarios adicionales indican que tu presentación ha sido exitosa. Las preguntas y la colaboración significan que las personas estaban interesadas en lo que tenías que decir. Si no fuera así, simplemente no se involucrarían.

Por eso te recomendamos encarecidamente que incluyas una diapositiva de preguntas y respuestas en tu presentación. No solo ayuda a fomentar la creatividad y explorar ideas, sino que también ayuda a aclarar cualquier duda persistente. En resumen, una sesión de preguntas y respuestas puede ayudar a que todos se unan juntos.

Solo asegúrate de comprender realmente tu material y tratar de anticipar ciertas preguntas para no ser tomado por sorpresa.

c. Resumen

Por último, pero definitivamente no menos importante, dedique un par de minutos para resumir la presentación. Un breve recordatorio del propósito, hallazgos y recomendaciones asegurará que su audiencia se vaya con ese mensaje. Si tiene eventos planeados (como sesiones de lluvia de ideas o grupos de discusión) relacionados con su presentación, este sería el momento de informar a su audiencia sobre ellos.

¡Y no olvide agradecer a las personas por su atención, sugerencias y disposición para participar!

¡Ahora sabe cómo crear una presentación de resultados de encuestas impresionante!

Las respuestas de la encuesta por sí solas son geniales, pero solo le llevarán hasta cierto punto. Presentarlas de manera efectiva ayudará a explorar y explotar su potencial al máximo. Crear una presentación de resultados de encuestas no tiene por qué ser complicado, pero debe ser consciente de los secretos clave para el éxito.

Siempre y cuando conozca el propósito de todo y tenga algunos ases bajo la manga (ayudas visuales, diapositivas bien diseñadas, narración, claridad, sesiones de preguntas y respuestas, etc.), debería estar en camino hacia una presentación de resultados de encuestas impresionante.